Prozessoptimierung
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Prozessoptimierung
Es gibt viele unterschiedliche Möglichkeiten Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Wir unterstützen Sie dabei und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre kaufmännischen Prozesse erfolgreich umstellen können.
Prozessoptimierung am Beispiel einer digitalen Buchführung
Früher haben Sie die Eingangsrechnungen in mehreren einzelnen Schritten aufwendig bearbeitet. Sie haben Ihren Pendelordner mit den Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Barbelegen und Kontoauszügen einmal im Monat bei Ihrem Steuerberater vorbeigebracht oder ihm per Post geschickt.
Die Ausgangsrechnungen wurden ausgedruckt und im Ordner abgelegt. Teilweise haben Sie diese zweimal ausgedruckt, um zu kontrollieren, welcher Kunde bezahlt hat und welcher nicht.
Ihre Belege waren bis zu 4 Wochen beim Steuerberater und somit für Sie nicht verfügbar, weshalb einige von Ihnen zusätzlich Kopien der Belege für sich gemacht haben.
Das geht besser. Heute erhalten wir Ihre Bankkontoumsätze automatisch von Ihrer Bank, die Ausgangsrechnungen lassen sich in der Regel über eine Schnittstelle an uns übertragen. Die Eingangsrechnungen, die Sie digital erhalten, leiten Sie uns elektronisch weiter und alle anderen scannen Sie und stellen uns diese digital bereit. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, einen digitalen Freigabeprozess abzubilden und anschießend können Sie die Rechnung direkt bezahlen. Den Beleg fassen Sie also nur noch EIN Mal an. Dank der OCR-Erkennung brauchen Sie noch nicht einmal die Zahlen abtippen.
Originalbelege und Dokumente bleiben bei Ihnen im Unternehmen – ein revisionssicheres elektronisches Belegarchiv steht Ihnen jederzeit zur Verfügung.
Sie sparen mehrere Stunden Bearbeitungszeit auf Ihrer Seite, sparen sich das Drucken und Kopieren und das Vorbeibringen der Unterlagen.
Das Beste daran: Wenn Sie wöchentlich die Unterlagen digital einreichen, sehen Sie auf einen Blick, welcher ihrer Kunden bezahlt und wer nicht, hierdurch können Sie sich die aufwendige Kontrolle auf Ihrer Seite sparen.